A administração do tempo no trabalho tem sido uma tarefa estressante e desafiadora para você? Reconhecemos que conciliar uma rotina de atividades profissionais nem sempre é fácil. O tempo às vezes parece curto demais para tudo o que você precisa fazer e o resultado disso é hora extra ou trabalho sendo levado para casa.
A boa notícia é que dá para mudar esse fluxo de atividades e evitar um efeito dominó desgastante com o passar dos meses. Isso provavelmente você sabe também. A pergunta, na verdade, é como mudar essa rotina, certo?! Respondemos no post abaixo. Descubra!
Adote um gerenciador de tarefas
Os gerenciadores de tarefas têm sido importantes para funcionários, do pequeno comércio até a multinacional, que precisam fazer uma melhor administração do tempo no trabalho. Existem diversas plataformas, pagas e gratuitas. O Trello hoje é o mais popular. Você pode ainda adequar suas tarefas no Google Calendar ou utilizar post-its e o Kanban.
Com esse primeiro passo já fica mais simples entender o que você precisa fazer, quando você precisa fazer, assim como agendar atividades com um prazo hábil para sua execução.
Comece a elencar prioridades para uma melhor administração do tempo no trabalho
Existem aquelas atividades diversas no seu dia a dia, certamente. Se você não passa a elencar uma prioridade para todas elas, pode se perder no tempo e gastar mais horas do que devia em uma tarefa.
Adote categorias ou etiquetas coloridas para tudo. Monte um padrão com “Urgentes”, “Importantes” e “Sem prioridade”, por exemplo, ou com o título que estiver mais familiarizado. A partir daí você sabe o que tem que fazer primeiro. A nossa dica é: comece por aquela que você gastará mais tempo e não podem ser mais adiadas.
Confira sempre as tarefas antes de finalizar seu expediente
Você já chegou em casa e lembrou que deixou um e-mail pendente, sem resposta? Isso é muito comum e, quando se fala em administração do tempo no trabalho, precisa ser evitado. Agora, confira todas as suas atividades do dia antes de finalizar seu expediente. Dessa forma, você evita acumular trabalho para o dia seguinte ou deixar passar um compromisso importante do seu executivo.
Outra dica é, mudar o fluxo dessa conferência para cada hora, por exemplo. Assim, há uma chance ainda menor de ficar além do seu horário para cumprir tarefas pendentes.
Tenha respostas automáticas para seus e-mails e ligações.
Uma atividade muito comum para qualquer secretária executiva é responder e-mails e ligações. Você pode – e deve! – automatizar isso. Crie respostas automáticas para os e-mails recorrentes, como orçamento, marcação de reunião, solicitação de parceria, ou o que for conveniente para seu cargo. Essas respostas devem conter um roteiro básico e você precisará apenas completá-los com nome do destinatário e outros detalhes mais particulares.
Outra forma é ter um roteiro também para ligações. Deixe visualmente fácil, tabela com valores, agenda e outras informações que também são recorrentes.
Você já adota alguma das medidas acima para fazer a administração do tempo no trabalho? Tem alguma outra técnica que não foi citada no post? Compartilhe conosco nos comentários!
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