Um bom empreendedor sabe que o pilar de uma administração correta do seu negócio é a organização. E é nesse contexto que aparece um conceito simples, mas que pode diferenciar um empreendimento bem sucedido de um mal sucedido. Esse conceito é a gestão de agenda.
Realizar essa gestão é muito importante para organização dos mais variados segmentos e porte. O fato é que, em um mercado muito dinâmico e concorrido, saber como se organizar faz toda a diferença.
De forma geral, isso vale para ajudar nas tarefas do dia a dia na empresa, organizando horários de reuniões, de lazer, e de todas as atividades que são relevantes para o negócio obter sempre resultados satisfatórios.
Por essa razão, a atuação dos secretários e secretárias nunca deixam de ser relevante. Esses profissionais, responsáveis por organizar o dia a dia de muitos executivos, se destacam pela eficiente gestão das agendas.
Quando se fala nesse tipo de gestão, vale destacar a importância de organizar e agendar viagens corporativas, sempre contando com um bom serviço de transporte executivo.
Quer saber mais sobre a importância de uma boa gestão de agenda e como ela pode ajudar na organização e contratação dos serviços de transporte para a sua rotina empresarial? Então confira os tópicos a seguir que preparamos para você.
Gestão de Agenda – Saiba como funciona
A gestão de agenda, conforme o próprio nome aponta, é a tarefa de gerenciar os compromissos diários em uma empresa ou de um profissional.
Sabe todas aquelas tarefas típicas do ambiente corporativo, como participar de reuniões, organizar eventos, visitar clientes, realizar viagens de negócios, fechar contratos e outras atividades? Organizar tudo isso depende de uma boa gestão de agenda.
Não é exagero afirmar que o bom gerenciamento de uma organização depende muito de uma boa gestão de agenda. Basicamente, esse serviço de gestão deve contar com profissionais capacitados, incluindo secretários, estagiários e assistentes que, de uma forma, assumem a tarefa de organizar as pautas e as atividades de uma empresa.
Vale lembrar também que isso inclui o agendamento e a contratação de serviços capazes de viabilizar o transporte em viagens, até mesmo aquelas para fora do país.
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Conheça os benefícios de ter uma boa gestão de agenda
A gestão de agenda proporciona uma série de benefícios, independente da área de atuação. O fato é que organizar as tarefas de forma antecipada facilita a obtenção de bons resultados numa empresa.
Por causa disso, esse tipo de gestão demanda cuidado e atenção. Pois dessa maneira se torna possível cumprir prazos e ter um amplo controle do seu tempo.
As vantagens que a gestão de agenda traz para o negócio são várias. Entre elas a gente pode mencionar algumas a seguir.
Ajuda a encontrar possíveis falhas
Graças a um bom gerenciamento das tarefas e atividades, fica muito mais fácil detectar erros no andamento da sua gestão, podendo saná-los de forma antecipada.
Por meio da gestão de agenda, você consegue evitar equívocos, correrias, acúmulo de tarefas e todos aqueles transtornos que dificultam e impedem a garantia de bons resultados.
Sem esse gerenciamento, os erros vão acumulando e podem comprometer todos os setores da empresa.
Garante a pontualidade em eventos e atividades
No contexto do ambiente corporativo, a pontualidade é mais do que uma qualidade, mas sim uma necessidade.
Ser pontual tem tudo para destacar a empresa ou o profissional ainda mais no mercado. Sendo assim, a organização das tarefas permite não apenas otimizar o tempo, mas também a evitar transtornos em seus compromissos.
Não custa lembrar ainda que a pontualidade também significa responsabilidade e seriedade. Ou seja, chegar a tempo nas reuniões, nas viagens e outros compromissos faz bem para a imagem e reputação da marca.
A gestão de agendas, portanto, é uma solução importante na hora de contratar serviços de transporte executivo, capazes de promover essa pontualidade na hora de cumprir os compromissos diários da empresa.
Evita retrabalhos
Não é errado concluir também que a eficiente gestão de agenda reduz conflitos, tensão e todos aqueles transtornos que afetam o bem-estar no trabalho.
Isso é possível porque existe planejamento, organização e estabelecimento de metas, elementos essenciais para evitar erros, retrabalhos, stress e tudo aquilo que afeta de maneira negativa a rotina laboral.
Otimiza a produtividade
Uma boa gestão de agenda permite que as tarefas e atividades sejam devidamente organizadas. A consequência disso é tornar o trabalho mais produtivo e eficiente.
Permite identificar as prioridades
O gerenciamento de agenda também possibilita avaliar quais são as prioridades do momento. Será que uma viagem corporativa deve ser feita na primeira quinzena ou no final do mês? Quando deverá ser marcada aquela visita aos clientes? Quando contratar o aluguel de carro?
Com a gestão de agenda em dia, fica muito mais fácil responder essas perguntas e traçar estratégias mais eficientes para a empresa.
Diferença entre gestão de agenda e organização pessoal
No atual mercado, cada vez mais digitalizado e globalizado, as demandas profissionais e pessoais muitas vezes competem entre si, fazendo com que muitas vezes as pessoas confundam a gestão de agenda com a organização pessoal.
Ainda que a gestão profissional e a pessoal possam apresentar vários aspectos parecidos, na prática elas contam com focos bem distintos e exigem abordagens diferentes.
A gestão de agenda mantém o foco essencialmente no gerenciamento do dia a dia de trabalho e na otimização da produtividade da empresa, enquanto a gestão pessoal tem o intuito de alcançar o bem-estar e equilíbrio na vida pessoal.
A gestão de agenda, de uma forma geral, se preocupa com a administração das atividades e responsabilidades relacionadas ao trabalho. Ela demanda a habilidade de planejar, organizar, liderar, comunicar e tomar decisões eficientes no contexto profissional.
Por outro lado, a gestão pessoal tem a ver com o gerenciamento das atividades de lazer e com assuntos relacionados com a vida cotidiana, envolvendo família, amigos e projetos de cunho pessoal.
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Dicas para melhorar a gestão de agenda
Assim como qualquer estratégia relacionada com o gerenciamento da sua empresa, a gestão da agenda também pode (e deve) ser melhorada, tudo para garantir os melhores resultados. Nesse caso, é importante contar com algumas dicas interessantes.
Anote os principais compromissos e os seus respectivos prazos
Um engano que muitas pessoas cometem na hora de realizar a gestão da agenda é não estabelecer os prazos dos compromissos. Algumas pessoas anotam apenas o dia, enquanto outras fazem uma lista, porém não estabelecem um prazo ou período certo.
Em determinadas ocasiões isso não resulta em grandes transtornos. Porém, quando a quantidade de compromissos aumenta (e a tendência é sempre aumentar), se torna muito mais difícil contar apenas com esse método.
Por isso, é interessante que secretários e demais profissionais envolvidos com essa parte de organização e gestão de agenda, anotem também as datas dos compromissos. Quanto mais detalhada for a gestão, mais fácil será organizar as tarefas do dia a dia.
Além disso, determinados compromissos devem ser agendados com vários meses de antecedência, pois necessitam de uma boa preparação uma ou duas semanas antes. Exemplos disso são as viagens corporativas.
A partir disso você já tem condição de efetuar os preparativos para a viagem e até mesmo contratar o melhor serviço de motorista e transporte executivo.
Determine as prioridades
Apesar de uma impecável gestão da agenda, ainda é bem possível que determinados empecilhos desviem e atrapalhem o planejamento original. A partir daí o objetivo não se torna mais manter os seus compromissos, mas sim, saber como reorganizar de forma ágil as suas tarefas e compromissos.
Uma das maneiras de evitar isso é estipular prioridades. Caso uma atividade ou compromisso seja considerada muito importante, a solução é marcá-la como prioritária, ou mesmo estabelecer alguns níveis de prioridade, criando uma hierarquia de tarefas.
Diante disso, fica muito mais fácil saber de forma exata o que deve ser realizado primeiro e o que pode esperar em uma emergência.
Use a tecnologia
No atual contexto onde as ferramentas digitais são protagonistas e aplicativos e softwares surgem como soluções práticas e viáveis, não há como ignorar as vantagens da tecnologia.
Nesse contexto, não dá para deixar de lado a tecnologia no processo de gestão de agenda, disponibilizando planilhas online, aplicativos de gerenciamento e tarefas, calendários virtuais e muitos outros recursos.
Geralmente essas ferramentas podem armazenar compromissos e tarefas na nuvem, facilitando o compartilhamento e a execução das tarefas.
Exemplos de programas de gestão de agenda são o WeekCal e o Tiny Calendar. Também não podemos deixar de lado o famoso Google Agenda que facilita muito a vida dos usuários.
Viagens Corporativas – Como a gestão de agenda pode ajudar
A gestão de agenda melhora vários aspectos da empresa, não apenas promovendo maior produtividade, mas também agilizando a organização e a realização das viagens corporativas.
Quem atua gerenciando uma empresa ou uma marca, sabe o quanto as viagens corporativas são essenciais para o andamento de um negócio, viabilizando mais negócios, ampliando o networking e criando novas oportunidades de projetos e parcerias.
Hoje em dia, no cenário altamente globalizado em que vivemos, a participação de uma empresa em congressos, reuniões e palestras faz toda a diferença. Isso apenas reforça o quanto as viagens corporativas são relevantes e o quanto o gerenciamento das mesmas é importante.
Em virtude disso, uma boa gestão de agenda traz várias vantagens para a organização e a realização das viagens corporativas conforme veremos abaixo.
Diminui e evita custos desnecessários
Quando a realização das viagens corporativas consegue equilibrar uma melhor relação entre os custos e os benefícios, então você está seguindo o caminho certo. E isso só é possível graças a uma gestão de agenda feita de forma planejada e estruturada.
Por meio dessa gestão se torna possível controlar as despesas dos viajantes, realizar prestação de contas e de relatórios sobre a viagem, permitindo obter uma noção precisa das necessidades e das despesas.
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Traz mais conforto e segurança para os profissionais
Um dos grandes desafios das viagens corporativas é a capacidade de permitir que os objetivos da organização sejam atingidos, sejam eles assegurar a realização de novos contratos em uma outra cidade ou país, ou simplesmente a participação de um colaborador em um congresso.
Desse modo, é necessário buscar métodos capazes de proporcionar uma boa experiência aos profissionais que se deslocarão.
Para isso, a melhor alternativa é optar pela contratação do serviço de transporte executivo. Tais serviços oferecem veículos confortáveis, motoristas bilíngues e tudo o que uma boa viagem necessita para ocorrer da forma mais confortável e segura.
Transmite mais credibilidade no mercado
Contar com um serviço de transporte executivo traz mais autoridade e relevância para uma marca. Por isso, é essencial reservar um lugar na agenda para a organização, a contratação e a realização de uma viagem corporativa.
Lembre-se que, mesmo no decorrer de uma viagem, é sempre bom manter os compromissos agendados e devidamente planejados. Em suma, a gestão de agenda não para apenas no calendário.
Conclusão
Nesse texto mostramos para você que a gestão de agenda não é algo que deve ser deixado de lado no gerenciamento de uma empresa.
Esse tipo de gestão, imprescindível para secretários e demais assistentes, funciona como um guia que permite ao executivo gerenciar melhor o seu dia a dia e, a partir disso, conceber estratégias mais eficientes para otimizar a sua produtividade.
Isso influencia de forma direta os resultados da empresa e por isso é de extrema relevância contar com profissionais capacitados para realizar essa gestão.
Imagine todas as demandas que a sua empresa de serviços possui, inclusive o agendamento de viagens corporativas. Junte isso com aquela necessidade de que você está correndo contra o relógio.
Levando tudo isso em conta, até mesmo a organização e a contratação de serviços de transportes executivos, é fundamental olhar com atenção para a gestão de agenda.
Não é à toa que, hoje em dia, no atual contexto de digitalização dos processos, seja possível utilizar softwares e programas que auxiliam nessa gestão.
Com isso, o trabalho de secretariado ganha mais consistência e opções. É por esses e outros motivos que a gestão de agenda seja tão relevante para organizar a vida de profissionais e executivos de diversas áreas.
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