Gestão de Viagem | Saiba o que é seus benefícios

No ambiente corporativo tudo deve ser minimamente planejado, desde o treinamento dos colaboradores à limpeza do ambiente. E esse zelo com o planejamento também vale para a realização de atividades fora da organização. Eis a razão para você garantir uma boa gestão de viagem.

Em determinadas situações é possível contar com secretárias e demais profissionais encarregados de organizar e gerenciar todos os detalhes da viagem. Já outros empreendedores optam por realizar o planejamento sem o auxílio de ninguém.

Independente disso, o fato é que a gestão de viagem deve ser encarada como uma solução. É por meio dela que se torna muito mais fácil planejar e avaliar orçamentos, pensar nos itens a serem levados (documentos, materiais, passaportes) e também no transporte ideal.

Quando se fala em gestão de viagem, não dá para deixar de lado a questão do transporte. Ele é um recurso fundamental para que todos os detalhes, os destinos e os objetivos sejam bem sucedidos.

Nos tópicos a seguir, você vai saber mais como gerenciar uma viagem de negócios e como o serviço de transporte executivo pode ajudar você. Boa leitura!

O que é e como funciona uma gestão de viagem

A gestão de viagem nada mais é do que gerenciar tudo o que envolve a realização de uma viagem corporativa. Nesse sentido, esse tipo de gestão abrange o planejamento da viagem, incluindo aí os objetivos, o destino e as demandas do pós-viagem.

Essa gestão também está atenta a detalhes considerados básicos, como, por exemplo:

• os documentos necessários,
• os prazos,
• a contratação dos serviços de transporte
• e os locais de hospedagem.

Graças a uma eficiente gestão de viagem, fica muito mais fácil planejar e atingir os objetivos estabelecidos, pois essa gestão é, de uma forma geral, baseada em normas internas que permitem coordenar, controlar os custos e acompanhar o cronograma das viagens.

Além do mais, uma boa gestão permite que os custos sejam reduzidos, garantindo a boa saúde financeira da empresa e também o alinhamento das necessidades dos funcionários e as expectativas da organização em termos de resultados.

Também é possível afirmar que a gestão de viagem é um elemento importante no planejamento estratégico das empresas, pois ela auxilia em aspectos que muitas vezes são decisivos para o destino das mais variadas organizações, que é o de investir em novos mercados, ampliar o networking, fechar contratos e até conquistar novos clientes.

Como realizar uma eficiente gestão de viagem

Uma gestão de viagem é considerada eficiente a partir do momento que consegue obter resultados positivos no decorrer e, até mesmo, depois da viagem. Levando isso em consideração, é importante adotar algumas medidas capazes de assegurar esses resultados.

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Avalie como a gestao de viagem será relevante para o seu negócio

Para você garantir uma gestão de viagem adequada, não esqueça de entender a importância dessa viagem para a sua empresa, analisando todos os detalhes considerados indispensáveis, como, por exemplo, os critérios de segurança dos colaboradores e as expectativas da companhia.

Nesse sentido, é fundamental também determinar ainda os valores que podem ser utilizados, as regras para o reembolso e as funções dos colaboradores durante as viagens. Ao fazer isso, se torna muito mais fácil para os colaboradores manterem o foco e entenderem bem o propósito da viagem.

Por isso, caso seja necessário, vale promover a qualificação desses funcionários, incluindo aí as secretárias, estagiários e assistentes, que normalmente estão à frente da coordenação das viagens.

No caso de uma empresa menor ou de um profissional freelancer, toda essa política de organização pode ser feita pelo próprio executivo. Porém, se possível, nada impede de contratar alguém capacitado para viabilizar e auxiliar nessa organização.

Lembrando que, para garantir uma boa gestão de viagens corporativas, um bom planejamento não pode ser ignorado, pois ao avaliar e revisar todos os detalhes, você garante bons resultados, a segurança dos funcionários e também desperdícios durante as viagens.

Mantenha o foco nos itens essenciais

Uma viagem já inicia a partir do momento que você já organiza os itens indispensáveis. No caso de uma viagem corporativa, estamos falando dos documentos básicos, do passaporte, mas também de todo material que será utilizado por você.

Se o propósito da viagem for uma reunião para mostrar para futuros parceiros a atuação da sua empresa, não dá para deixar de lado aqueles materiais básicos como: portfólio, produtos gráficos, planilhas, apresentações e outros itens.

Ainda que cada empresa realize viagens corporativas visando diferentes fins, alguns itens pessoais continuam sendo essenciais, tais como as roupas, materiais de higiene e medicamentos.

Automatize o processo de gestão de viagem

Tudo em uma empresa, no atual contexto da era digital, deve ser automatizado. Isso vale para o atendimento aos clientes, o gerenciamento de estoque, o acompanhamento do setor financeiro e também para a gestão de viagem

A tecnologia sempre aparece para dar uma mãozinha na hora de planejar e gerenciar a sua viagem corporativa. Em virtude disso, automatizar aqueles processos que forem possíveis é uma excelente alternativa.

Ainda mais se levarmos em conta que já existem ferramentas (aplicativos, softwares) que realizam cálculos, projeções, preenchem planilhas, avaliam destinos e também procuram pelas melhores hospedagens e serviços de transporte executivo.

Graças a isso, você vai estar apto a economizar tempo e minimizar transtornos e problemas que podem atrapalhar os seus objetivos.

Faça o registro dos gastos

Entre as vantagens de contar com ferramentas digitais, está a possibilidade de fazer com precisão algo considerado essencial para qualquer gestão de viagem: o controle dos gastos.

Com base nas regras de gastos, quem vai viajar deve ter em mente que é necessário controlar todas as transações durante as viagens a trabalho. Isso tudo abrange alimentação, hospedagem, transportes e outros produtos ou serviços que estão relacionados com as viagens.

Sempre é bom lembrar que, apesar do minucioso planejamento de custos e de ter ao seu lado excelentes ferramentas digitais, eventuais imprevistos ainda fazem questão de surgir pelo caminho, comprometendo o que havia sido programado.

Por causa disso, vale manter sempre um caixa extra para não ser surpreendido por esses gastos que não estavam previstos no roteiro.

Por falar em registro, saiba como fazer um checklist de viagem clicando aqui

Converse com os colaboradores

Adote uma política de viagens. Ela é essencial para manter tudo bem claro quanto aos objetivos, prazos e regras de viagens.

Lembre-se: de nada adianta contar com as melhores políticas de gestão de viagens, se esse material não for amplamente compartilhado entre os colaboradores que fazem parte da equipe.

Nesse sentido, é interessante desenvolver materiais capazes de orientar de modo claro e sempre objetivo, explicando as principais regras, as condutas mais adequadas e as responsabilidades por parte da empresa e também dos funcionários.

Conheça os benefícios de uma boa gestão de viagem

Para consolidar a ideia de que uma gestão de viagem faz toda a diferença, vale ficar a par das suas principais vantagens.

Mais tranquilidade

Apenas com um bom planejamento, uma estruturação adequada e uma gestão que avaliou cada ponto importante, um executivo terá a possibilidade de realizar uma viagem corporativa com o mínimo de transtornos.

Normalmente tais viagens causam bastante preocupação, pois muitas vezes podem decidir os rumos de uma empresa, a fidelidade de clientes e até uma visibilidade maior para a organização.

Por isso, ter a tranquilidade para enfrentar essa jornada é muito importante e pode até facilitar o surgimento de bons resultados.

Objetivos alcançados

Graças a um bom trabalho de gestão de viagem, é possível obter bons resultados, atingindo os objetivos que a sua empresa almejava alcançar na hora de elaborar estratégias.

Tais objetivos podem ser desde obter conhecimentos em um congresso, ou até mesmo ampliar o seu networking e angariar novos parceiros e consolidar projetos.

Redução de gastos

Diminuir custos é o que os gestores mais querem. Isso é essencial para manter a saúde financeira de qualquer empresa.

Pensando nisso, a gestão de viagem possibilita a realização de um planejamento mais consistente, com a possibilidade de encontrar hospedagens, passagens e transporte com o preço mais acessível.

O transporte executivo e a gestão de viagem

Na hora de efetuar uma gestão de viagem, a questão do transporte está sempre presente. É fundamental planejar o deslocamento de um lugar para o outro, a ida de um restaurante até o local de uma reunião, ou do aeroporto até o hotel, por exemplo.

Tudo isso deve estar programado e planejado para que não ocorram transtornos como atrasos ou até cancelamento de compromissos.

Sendo assim, não dá para dispensar um bom serviço de transporte executivo. Uma gestão de viagem sem visualizar esse detalhe estará incompleta.

Conte com a atuação de um gestor de viagens

Em determinadas situações, é possível elaborar uma gestão de viagem sem o auxílio de uma secretária ou de algum outro profissional requisitado. Porém, dependendo do segmento do negócio, do tamanho da empresa e da duração da viagem, vale contar com um gestor de viagens.

Esse profissional terá o objetivo de coordenar toda a organização da viagem, avaliando os gastos, alinhando a agenda do colaborador, analisando os locais de hospedagem, os meios de transporte adequados, os valores destinados, as refeições e outras demandas relevantes.

Aliado a isso, o gestor de viagens será o responsável por efetuar os relatórios financeiros, sempre com o intuito de garantir os melhores resultados em termos de custos e resultados das viagens.

Entenda a importância das viagens corporativas neste link

Entenda a importância de um bom serviço de transporte executivo na gestão de viagens

O serviço de transporte executivo é destinado para empresários, bem como para profissionais da área da política, cultura e, em muitos casos, também para celebridades midiáticas. Em virtude disso, a importância desse serviço na gestão de viagem é enorme.

Tenha mais rapidez na gestão de viagem

Diante de motoristas devidamente capacitados e veículos qualificados, é possível obter uma característica básica no dia a dia das empresas: a rapidez.

Com isso você tem a possibilidade de evitar atrasos, honrar compromissos e estar sempre em dia com as suas tarefas, comparecendo a eventos importantes sempre que for necessário.

Atendimento personalizado

Uma empresa de transporte executivo conta com serviços destinados para cada tipo de negócio e perfil de empresário.

Um exemplo disso pode ser um cliente em viagem internacional. Nesse caso, ele poderá contar com o auxílio de um motorista bilíngue, facilitando com isso a interação e melhorando ao máximo a experiência do serviço.

Autoridade para a empresa

Ter à disposição um serviço como esse, capaz de oferecer conforto e rapidez, também beneficia a imagem da empresa, valorizando a sua marca e a reputação diante de clientes e concorrentes.

Conclusão

Nesse artigo a gente mostrou como promover um bom gerenciamento de uma viagem corporativa, reforçando que ela é essencial para os bons resultados de uma empresa, incluindo a realização de networking e o fortalecimento de uma marca.

Em um cenário como o atual, onde a globalização dita as regras, as viagens corporativas não apenas se tornam importantes, como ganham relevância estratégica nas empresas. Por meio delas uma empresa pode ampliar o seu mercado, angariando parceiros e novos clientes, por exemplo.

Além disso, tais viagens são meios importantes para colaboradores participarem de congressos, reuniões e palestras, tudo com o intuito de trazer ainda mais benefícios para o empreendimento.

Também mostramos que, assim como tudo que envolve o gerenciamento de uma empresa, as viagens corporativas também demandam planejamento. Por essa razão, a gestão de viagem se consolida como um elemento que não pode ficar de fora.

Sendo assim, é nesse contexto que a contratação de um serviço de transporte deve fazer parte dos planos e estratégias.

Você também viu as vantagens que um bom transporte executivo oferece para uma gestão de viagens, incluindo aí a segurança, a pontualidade e todos aqueles elementos considerados essenciais para que qualquer jornada de negócios seja muito bem sucedida.

Por tudo isso, quando pensar em uma gestão de viagem, fique atento para as dicas apresentadas e também para a importância de um serviço de transporte seguro e profissional.