Descubra como reduzir os custos em viagens corporativas

Sabia que o orçamento ainda é um dos maiores problemas enfrentados por secretárias na hora de planejar a viagem dos executivos de uma empresa? Uma matéria publicada pela Revista Exame, mostrou que reduzir os custos em viagens corporativas pode ser resolvido com serviços especializados, o que é muito importante.

Sabendo disso, preparamos um post com as principais dicas para você sobre esse assunto. Mostraremos abaixo, de forma bastante prática, como dá para gerir bem esses custos, tomando apenas alguns cuidados no planejamento. Descubra!

Não deixe nada para a última hora

Acredite, esse é o maior dos problemas! Compras de passagens, reservas de hotéis, contratar motorista executivo e qualquer outro serviço que você precisa fechar para a viagem de negócios, tem custo extra se forem feitos de última hora.

Tirando os casos de viagens emergenciais, contrate tudo com o máximo de antecedência possível. É considerado, inclusive, que essa antecipação também gere descontos especiais, permitindo reduzir os custos em viagens corporativas automaticamente. É uma dica simples, mas deixada de lado por muitas secretárias. Dedique um tempo do seu expediente exclusivamente para resolver essa questão.

Tenha um documento com as políticas de viagens

A melhor forma de evitar contratempos, inclusive os do tópico anterior, é criar um documento com as políticas de viagens. Esse arquivo precisa ser acessível para todos os executivos e envolvidos nos planejamentos de uma viagem de negócios.

As políticas de viagens não devem conter apenas regras. As dicas, por exemplo, ajudam bastante a reduzir os custos em viagens corporativas. Elas geralmente são ações que já foram praticadas anteriormente e melhoradas para próximos executivos.

O documento deve conter, por exemplo, tempo de antecedência mínima para emitir bilhetes aéreos.

Tenha um banco de dados de fornecedores

Hotéis, serviços de transfer ou aluguel de carros de luxo, por exemplo, podem ser mantidos em um banco de dados interno. Há a possibilidade ainda de optar por softwares que trabalhem dessa forma, mas se você tem um controle offline, consegue a reduzir os custos em viagens corporativas sem pagar por eles.

Mais importante do que ter esse “catálogo”, é mantê-lo atualizado. Sempre procure revisar o arquivo para saber se não há descontos diferenciados ou, em casos negativos, que o estabelecimento fechou.

Utilize registros de viagens anteriores

Dá para reduzir os custos em viagens corporativas utilizando todos os registros anteriores. Se o executivo já visitou o destino, certamente haverá um planejamento arquivado, assim como resumo dos gastos.

Isso permite que você analise o que foi gasto para ter uma base mais concreta do que precisará. Além disso, pode ainda buscar os mesmos fornecedores para tentar um desconto. Isso é muito eficiente em reservas de hotéis e alugueis de veículos.

Você já pratica algumas das ações acima? Agora certamente conseguirá com mais facilidades. Achou prático? Deixe sua opinião nos comentários!