Cotação de preços: como ser eficiente na comparação

A saúde financeira organizacional é assegurada por diversos fatores e um deles é a cotação de preços. Analisar valores e saber selecionar bem os fornecedores são duas premissas essenciais no processo. Acontece que uma cotação bem elaborada vai um pouco além disso.

Então quer descobrir como não errar mais? Listamos 5 dicas que fazem toda diferença e ajudarão você bastante a partir de agora. Veja quais são.

1 – Não estabeleça relação de dependência com seus fornecedores

Fidelizar fornecedores é importante. Criar uma relação de dependência, não. Depender totalmente da cotação de preços de um único fornecedor é uma grande armadilha e uma enorme probabilidade de prejuízo à médio e longo prazo.

Você precisa ter, no mínimo, uma segunda opção para todos os produtos e serviços que contrata com frequência. Em caso de problemas, aumento da tabela de preço ou qualquer outra questão, você não corre o risco de perder seus prazos ou não saber por onde recomeçar.

2 – Seja detalhado na descrição do que precisa

Uma das questões que mais eleva a cotação de preços é a falta de detalhes. O mais indicado é ter processos padronizados. Tenha um modelo de documento que permite o máximo de informação sobre o produto ou serviço que a empresa procura. Isso evita que você esqueça algum detalhe e ainda agiliza os pedidos.

Também não deixe de tirar todas as suas dúvidas. Se alguma questão não ficou bem explícita, retorne para o fornecedor e a questione. Leia sempre nas entrelinhas dos contratos e evite gastos de surpresa.

3 – Confira o prazo de validade das cotações recebidas

É muito importante fazer a cotação de preços com o máximo de antecedência, mas é preciso atenção. Se você solicitou um detalhamento de valores há mais de 1 mês, é importante reforçar todos os detalhes do processo para confirmar se o total ainda é o mesmo.

Outro erro comum sobre essa questão é secretárias que utilizam antigas cotações como comparativos para montar um orçamento às cegas. Evite esse tipo de reaproveitamento. Não hesite em entrar em contato sempre com seus fornecedores e pedir uma tabela de preços atualizada.

4 – Negocie

A alma de qualquer boa transação é a negociação. Tente atingir sempre o menor custo possível para sua cotação de preços. Em alguns casos, as vantagens podem não chegar em forma de cifras, mas em antecipação nas entregas, condições de pagamento, etc.

Reforçamos aqui a importância de processos padronizados. Tenha uma proposta bem elaborada e, certamente, as chances de obter o melhor custo-benefício são grandes.

5 – Planeje as cotações

Qualquer ação feita sem planejamento corre o risco de erro. Você já sabe que precisará de um produto ou serviço, portanto, planeje a cotação de preços para evitar vácuos. Você pode fazer isso elencando etapas, como por exemplo:

• Defina o que será contratado e produza um material de oferta para isso;
• Realize a cotação. O ideal é pesquisar os valores com pelo menos 3 fornecedores diferentes;
• Avalie todas as propostas de preço recebidas;
• Negocie cada uma delas;
• Compre a melhor oferta;
• Mensure os resultados de suas compras pelo menos uma vez por mês para atestar que está fazendo bons negócios. Do contrário, mude de fornecedor.

Planejando as ações acima, a sua cotação de preços será eficiente com certeza! O que achou das dicas? Comente!

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